申請者必須是在香港經營業務的僱主，而僱主須按他們的經營類別，以獨資經營、合 夥經營、有限公司或法人團體的名義作出申請，提交申請時須附上相關的註冊文件副 本以作核實。申請文件須由僱主或其授權代表簽署；若由授權代表簽署申請文件，必 須提交授權書以茲證明。
由勞工處執行的 「補充勞工優化計劃」 不會接受行業輸入勞工計劃 （建造業及運輸業）及「院舍輸入護理員特別計劃」所涵蓋行業及職位類別的輸入勞工申請。
僱主可向「補充勞工優化計劃」申請輸入屬技術員級別或以下的勞工。「補充勞工優化計劃」會暫停執行「補充勞工計劃」下 26 個職位類別及非技術／低技術職位一般不得輸入勞工的規定，為期兩年。惟請注意， 「補充勞工優化計劃」不會接受行業輸入勞工計劃 （建造業及運輸業） 及 「院舍輸入護理員特別計劃」 所涵蓋行業及職位類別的輸入勞工申請。
勞工處處理每宗「補充勞工優化計劃」申請所需的時間受多項因素影響，包括申請僱主是否已提供足夠的資料或曾否在處理過程中要求更改申請詳情。為加快處理申請，勞工處已就超過 150 個職位的工資中位數、工作時數、入職條件和職責，編制「常見職位表」。如僱主申請輸入該列表所涵蓋的職位，並在申請表填寫指定資料，可減省進一步的諮詢工作。
「補充勞工優化計劃」已精簡處理申請的程序， 並優化諮詢勞工顧問委員會的工作流程，以縮短審批的時間。優化措施推出前，每宗申請經甄別後，勞工處的勞工督察會與申請僱主聯絡，安排巡查僱主的辦公地點和擬輸入勞工的工作地點，核實有關資料。「補充勞工優化計劃」 推出後，勞工處改以審視文件代替勞工督察的巡查，並按情況向僱主進行電話或書面核實。
「補充勞工優化計劃」 沒有就整體勞工市場或個別行業訂定輸入勞工配額 ， 勞工處會評估僱主的申請，並邀請勞工顧問委員會（勞顧會）委員就勞工處的建議給予意見。經全面評估各項因素， 包括勞顧會委員的意見後， 勞工處處長會決定批准或拒絕有關輸入勞工的申請。
向 「補充勞工優化計劃」提出申請的僱主，須在申請通過初步甄別後展開為期四星期的本地招聘。僱主擬提供的工資必須不少於當時擔任相類職位的本地工人的每月中位工資。
根據「補充勞工優化計劃」，僱主須就每宗通過初步甄別的申請展開為期四星期的本地招聘，相關職位空缺須刊登於勞工處的「互動就業服務」網站和各就業中心，並在兩份本地報章或兩個網上招聘平台刊登共最少四次招聘廣告，所有面試由勞工處負責安排。勞工處亦會主動邀請條件合適的本地求職者應徵相關職位及轉介本地應徵者予僱主進行面試，並積極跟進每宗轉介個案，確保本地工人優先就業。
如僱主無合理理由拒絕聘用在四星期本地招聘期間應徵的合資格本地求職者，勞工處會中止處理有關申請。此外，有關僱主會被施加行政制裁，在一年內不獲准參與「補充勞工優化計劃」。
如擬輸入勞工為內地居民，僱主必須經內地勞務企業招聘輸入勞工。 內地勞務企業是指已獲內地相關商務主管部門批准並取得對香港特別行政區（ 「香港特區」 ） 勞務合作經營資格的企業。
可登入以下網址，了解內地《對外勞務合作管理條例》的詳細內容：http://www.gov.cn/zwgk/2012-06/11/content_2157905.htm
可登入以下國家商務部網址，瀏覽有關獲核准的內地輸香港對外勞務合作企業的名單和聯絡方法：
https://zsmcorp.mofcom.gov.cn/zsmbgacommon/zsmbga_innerCorp_hk_list
可登入以下網址，了解內地《對外勞務合作管理條例》的詳細內容：http://www.gov.cn/zwgk/2012-06/11/content_2157905.htm
僱主可否安排輸入勞工在不同的地點工作？不可以。輸入勞工來港後，必須直接受僱於同一僱主，擔任「補充勞工優化計劃」下標準僱傭合約指定的職務範圍及在指定的地點工作，而不可受僱於其他公司或次承判商，亦不可轉換僱主或職位。
根據標準合約的規定，僱主不得令輸入勞工在連續 24 小時（由開始工作的時間起計）的期間內工作超逾 12 小時（超時工作包括在內） 。如輸入勞工獲安排超時工作，僱主須根據合約支付超時工作工資。
通過「補充勞工優化計劃」輸入的勞工，其工資須不低於本地工人擔任相類職位每月工資的中位數 （可參考政府統計處編制的「主要職位及工資中位數一覽表」） ，亦同樣受到本地勞工法例的保障。
根據《僱傭條例》規定，僱主必須於工資期屆滿後的七天內支付工資予僱員。如僱主未能及時以銀行自動轉賬方式向輸入勞工支付工資，可暫時用現金或支票支付，並須妥善保存相關記錄。僱主應向輸入勞工解釋有關安排只屬臨時措施，並需在切實可行的情況下盡快安排以銀行自動轉賬方式向輸入勞工支付工資。
根據強制性公積金計劃管理局的資料，獲准按照《入境條例》第 11 條來港工作及（a）獲准留港不超過 13 個月或（b）是某個在香港以外地方的退休計劃的成員的人士為獲豁免人士，毋須參加「強積金」計劃。如有疑問，可致電積金局熱線 2918 0102 查詢。
成功經「補充勞工優化計劃」輸入勞工的僱主須繳付「僱員再培訓徵款」，僱用每一名輸入勞工所須繳付的徵款數額為港幣 400 元乘以標準合約內指明的月數（以不超過 24 個月為限）計算。僱主要在輸入勞工申請獲批准後，並在入境事務處處長發出簽證／進入許可前向入境事務處繳交上述徵款。不論任何情況，已繳交的徵款均不會發還。
一般而言，僱主須為輸入勞工提供符合標準合約附表所訂標準的居所，並須在任何時間均維持有關標準。如輸入勞工為內地居民，僱主可選擇（a）在香港為輸入勞工提供住宿；（b）在內地為輸入勞工提供住宿；或（c）讓輸入勞工在其內地住所居住。由僱主安排的內地居所亦須符合標準合約附表所訂標準。
僱主可就其提供的居所 （不論位於香港或內地） 從應支付輸入勞工的工資中扣除相應期間的住宿費 。 住宿費應等於輸入勞工佔用該居所期間的實際住宿成本 ， 或按標準合約計算就該期間應支付給輸入勞工的工資 （不包括超時工作工資） 的百分之十，兩者以較低者為準。如輸入勞工在其內地住所居住，上述要求及扣減薪金安排則不適用。
除了輸入勞工出於自願及基於個人理由離開香港的期間外（惟輸入勞工根據有關合約條款返回僱主在內地提供的居所或自己於內地的居所期間則屬例外），當輸入勞工在標準合約指明的受僱期內生病或受傷，僱主須提供免費醫療，包括診症費用、住院費用及牙科急診。僱員須接受任何註冊醫生的診治服務。
僱主應在勞工處發出的原則性批准通知書上所訂限期（一般為通知書發出日期起計六個月）內，安排其每名擬聘用的輸入勞工向入境事務處遞交簽證／進入許可申請。逾期遞交的申請，概不受理。
擬聘用的輸入勞工應填寫申請表格 ID 1001A，僱主則應填寫申請表格 ID 1001B。填妥的申請表格（ID 1001A 及 ID 1001B）連同下列證明文件應由輸入勞工直接郵寄或通過在香港的僱主一併向入境事務處遞交。內地居民如欲透過「補充勞工優化計劃」來港工作，其申請必須經由僱主向入境事務處遞交。內地勞工直接遞交的申請，概不受理。
(i) 輸入勞工的有效旅行證件副本，須載有個人資料、簽發日期、屆滿日期及∕或所持的任何可返回原居地簽證的詳情（如適用）。輸入勞工如正在香港特區逗留，則須提交其旅行證件中載有最近進入香港特區的入境印章∕入境標籤∕延期逗留標籤∕ 「電子簽證」 的內頁副本。內地的中國居民如未獲簽發旅行證件，則可提交中華人民共和國居民身份證副本；
(ii) 輸入勞工的香港身份證副本（如有）；
(iii) 輸入勞工的學歷及相關工作經驗證明副本；
(iv) 四份由僱主及輸入勞工簽訂的標準合約（LD 294）正本；
(v) 由勞工處發出的原則性批准通知書副本；
(vi) 僱主的商業登記證副本；
(vii) 由輸入勞工填妥的聲明及授權書（表格 ESLS-11）正本；
(viii) 輸入勞工的澳門身份證副本（只適用於澳門居民）；及
(ix) 輸入勞工的台灣戶籍副本和台灣身份證副本（只適用於台灣居民）。
一般情況下，簽發予輸入勞工的簽證／進入許可的期限為 24 個月或標準合約訂明的整段僱傭合約期（以較短者為準）。
僱主須在原則性批准通知書上所訂限期（一般為通知書發出日期起計六個月）內，安排其每名擬聘用的輸入勞工向入境事務處遞交簽證／進入許可申請。逾期遞交的申請，概不受理，而有關的輸入勞工原則性批准亦告無效。如僱主仍打算輸入勞工，須重新向勞工處遞交申請。
入境事務處在收齊所需文件後，一般需時六星期處理輸入勞工來港就業簽證／進入許可的申請。
「補充勞工優化計劃」在 2023 年 9 月 4 日推出，暫停執行「補充勞工計劃」下 26個職位類別及非技術／低技術職位一般不得輸入勞工的規定， 為期兩年。勞工處會在兩年期屆滿前適時作出檢討。